อภิธานศัพท์ Notary & รับรองเอกสารต่างประเทศ

ทำความเข้าใจระบบรับรองเอกสารระหว่างประเทศของไทย

ระบบรับรองเอกสารระหว่างประเทศของไทยอาจประกอบด้วยการรับรองโดยทนาย Notarial Services Attorney คำแปล นิติกรณ์กรมการกงสุล และสถานทูตตามข้อกำหนดของผู้รับ ประเทศไทยยังไม่เป็นภาคี Apostille ณ วันที่ตรวจสอบล่าสุด จึงต้องแยก Apostille ที่ออกโดยประเทศภาคีออกจาก MFA Legalization ของไทยให้ชัดเจน

ความแตกต่างระหว่าง Notary Public ไทยกับต่างประเทศ

Notary Public ในระบบกฎหมายของไทยแตกต่างจาก Civil Law Notary ของยุโรปและ Latin Notary ในละตินอเมริกา เพราะทนายไทยทำหน้าที่ "รับรอง" ไม่ใช่ "ออก" เอกสาร ทำหน้าที่ตรวจสอบลายมือชื่อ ยืนยันตัวตน รับรองสำเนาถูกต้อง รับรองคำแปล และเป็นพยานในการลงนามเอกสารที่ต้องใช้ในต่างประเทศ ทนายไทยที่ทำหน้าที่นี้ต้องผ่านการอบรมและขึ้นทะเบียนพิเศษกับสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ ตามข้อบังคับว่าด้วยการขึ้นทะเบียนทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร พ.ศ. 2551

สถานะ Apostille ของประเทศไทย

ประเทศไทยยังไม่เป็นภาคีอนุสัญญา Hague Apostille ค.ศ. 1961 ณ วันที่ตรวจสอบล่าสุด 13 มิถุนายน 2569 เอกสารที่ออกในไทยจึงไม่สามารถขอ Apostille จากไทยได้ ต้องตรวจขั้นตอน MFA Legalization สถานทูต และผู้รับเอกสารจากแหล่งทางการเป็นรายกรณี

เอกสารไทยแต่ละประเภทใช้เส้นทางต่างกัน

สูติบัตร ทะเบียนสมรส หนังสือรับรองโสด ทรานสคริปต์ Police Clearance คำพิพากษา หนังสือมอบอำนาจ และเอกสารบริษัทอาจมีหน่วยงานต้นทางและลำดับรับรองต่างกัน ต้องตรวจว่าผู้รับต้องการต้นฉบับ สำเนารับรอง คำแปล Notary MFA หรือสถานทูตแบบใด

ประเทศที่ยังต้อง Legalization สถานทูต

ประเทศที่ยังไม่ได้เป็นภาคีอนุสัญญา Apostille หรือเป็นภาคีแต่มีข้อสงวนกับประเทศไทย ยังคงต้องผ่านกระบวนการ Legalization สถานทูตเต็มรูปแบบ ได้แก่ ส่วนใหญ่ของกลุ่มประเทศตะวันออกกลาง (UAE, ซาอุดิอาระเบีย, กาตาร์, คูเวต, บาห์เรน, โอมาน), จีน (สำหรับเอกสารบางประเภทยังต้องสถานทูต), เวียดนาม, กัมพูชา และประเทศในกลุ่มแอฟริกาส่วนใหญ่ ลูกค้าควรปรึกษาทนายผู้เชี่ยวชาญหรือเช็คกับสถานทูตปลายทางก่อนเริ่มกระบวนการ เพื่อหลีกเลี่ยงการรับรองที่ไม่จำเป็น

การแปลและเลือกนักแปลที่ถูกต้อง

การแปลเอกสารราชการเพื่อใช้ในต่างประเทศต้องดำเนินการโดยนักแปลที่ได้รับการยอมรับจากปลายทาง เช่น สถานทูตออสเตรเลียยอมรับเฉพาะนักแปล NAATI ที่ขึ้นทะเบียนในออสเตรเลีย สถานทูตเยอรมนียอมรับ Vereidigter Übersetzer (Sworn Translator) สำหรับเอกสารที่ใช้ในไทยและส่งไปประเทศที่ไม่ได้กำหนดเฉพาะ ใช้นักแปลที่ขึ้นทะเบียนกับกระทรวงการต่างประเทศไทย หรือบริษัทแปลที่ได้รับการรับรองและทนาย Notary Public รับรองคำแปลอีกขั้นได้

ศัพท์เพิ่มเติมที่ลูกค้าควรรู้

นอกเหนือจากคำศัพท์หลักด้านบน ยังมีคำศัพท์เฉพาะทางอีกหลายคำที่ลูกค้ามักพบในกระบวนการรับรองเอกสาร เช่น "Apostille Certificate" คือใบรับรองที่ออกโดยหน่วยงาน Competent Authority ของประเทศต้นทาง ในไทยคือกองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ ใบรับรองนี้มีลำดับเลขที่อ้างอิงที่ปลายทางตรวจสอบได้ผ่านระบบ e-Register หรือฐานข้อมูลของ HCCH (Hague Conference on Private International Law)

คำว่า "Sworn Translator" หรือนักแปลรับรอง หมายถึงนักแปลที่ได้สาบานต่อศาลหรือหน่วยงานราชการของประเทศที่ตนทำงาน เพื่อมีอำนาจในการแปลเอกสารราชการอย่างเป็นทางการ ในประเทศเยอรมนีเรียก Vereidigter Übersetzer ในฝรั่งเศสเรียก Traducteur Assermenté ในสเปนเรียก Traductor Jurado ในออสเตรเลียคือนักแปล NAATI Certified Translator ในประเทศไทยยังไม่มีระบบ Sworn Translator อย่างเป็นทางการ แต่ใช้ระบบการรับรองคำแปลโดยทนาย Notary Public แทน

คำศัพท์ด้านวีซ่าและการตรวจคนเข้าเมือง

"Statutory Declaration" คือคำให้การภายใต้คำสาบาน คล้ายกับ Affidavit แต่ใช้ในประเทศ Commonwealth เช่น ออสเตรเลีย นิวซีแลนด์ สหราชอาณาจักร แคนาดา มีรูปแบบและถ้อยคำเฉพาะที่ Department of Home Affairs ของออสเตรเลียกำหนด ส่วน "Affidavit" ใช้ทั่วไปในประเทศที่ใช้ระบบกฎหมาย Common Law และต้องมีทนาย Notary Public เป็นพยานในการให้คำสาบาน

"Genuine Temporary Entrant (GTE)" คือเอกสารที่นักเรียนต้องส่งให้ Department of Home Affairs ของออสเตรเลีย เพื่อยืนยันว่าตนตั้งใจเรียนจริง ไม่ใช่ใช้วีซ่านักเรียนเพื่อจุดประสงค์อื่น เอกสารนี้ต้องเขียนเป็นภาษาอังกฤษ ระบุเหตุผลที่เลือกหลักสูตรและสถาบัน แผนการศึกษา และแผนการกลับประเทศหลังจบ ในประเทศไทย เอกสาร GTE มักต้อง Notary และแปล NAATI (ในกรณีที่เขียนเป็นภาษาไทย) เพื่อยื่นพร้อมเอกสารวีซ่าอื่น

"Police Clearance Certificate (PCC)" คือใบรับรองความประพฤติที่ออกโดยสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง สตม. แสดงว่าผู้ขอไม่มีประวัติอาชญากรรมในประเทศไทย หรือมีประวัติที่ระบุชัด ใช้ประกอบการขอวีซ่าทำงาน วีซ่าถาวร การจดทะเบียนสมรสในต่างประเทศ และการสมัครงานในต่างประเทศบางแห่ง อายุการใช้งานแตกต่างกันตามที่ปลายทางกำหนด ส่วนใหญ่ 3-12 เดือนนับจากวันที่ออก

คำศัพท์ด้านธุรกิจระหว่างประเทศ

"Power of Attorney (POA)" หรือหนังสือมอบอำนาจ คือเอกสารที่ผู้มอบอำนาจ (Principal) มอบอำนาจให้ผู้รับมอบอำนาจ (Attorney-in-Fact) ดำเนินการแทนตน ในกิจกรรมที่ระบุไว้ในเอกสาร เช่น ขาย/ซื้อทรัพย์สิน เปิดบัญชีธนาคาร ลงนามสัญญา ในงานข้ามประเทศต้อง Notary และผ่าน MFA/สถานทูตตามที่ปลายทางกำหนด

"Certificate of Origin (CO)" คือใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า ออกโดยหอการค้าหรือกระทรวงพาณิชย์ ใช้แสดงว่าสินค้าที่ส่งออกผลิตในประเทศใด เพื่อรับสิทธิประโยชน์ทางภาษีตามข้อตกลงการค้าเสรี (FTA) หรือเพื่อปฏิบัติตามกฎระเบียบศุลกากรของประเทศปลายทาง CO ที่ใช้กับประเทศสมาชิก Apostille สามารถผ่าน Apostille ได้ ส่วนประเทศที่ยังต้อง Legalization สถานทูตจะต้องผ่านขั้นตอนเต็มรูปแบบ